În această secțiune descriem fiecare scop pentru care prelucrăm date cu caracter personal.

Dacă sunteți persoană fizică care utilizează Platforma în viața personală, putem prelucra datele dumneavoastră personale în următoarele scopuri:

1. Crearea contului

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal: parolă (în formă hash), ID utilizator, e-mail utilizator, date de verificare a vârstei (dacă aveți peste 18 ani), jurnale e-mail de verificare (dacă v-am trimis e-mailul de confirmare a înregistrării și dacă ați confirmat înregistrarea).

Stocăm aceste date: 1 an de la ultima autorizare.

Baza legală pentru prelucrare: contract (Art. 6(1)(b) GDPR). Fără aceste date nu putem crea un cont pentru dumneavoastră.
2. Autentificarea în contul utilizatorului

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal: parolă (în formă hash), ID utilizator, e-mail utilizator.

Stocăm aceste date: 1 an de la ultima autorizare.

Baza legală pentru prelucrare: contract (Art. 6(1)(b) GDPR). Fără aceste date nu putem oferi acces la contul dumneavoastră.
3. Recuperarea parolei și restabilirea accesului la cont

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal: parolă (în formă hash), ID utilizator, e-mail utilizator, jurnale e-mail de verificare (dacă ați confirmat schimbarea parolei).

Stocăm aceste date: 1 an de la ultima autorizare.

Baza legală pentru prelucrare: contract (Art. 6(1)(b) GDPR). Fără aceste date nu putem restabili accesul la contul dumneavoastră.
4. Schimbarea adresei de e-mail a contului

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal: ID utilizator, e-mail utilizator, jurnale e-mail de verificare (dacă ați confirmat schimbarea e-mailului contului).

Stocăm aceste date: 1 an de la ultima autorizare.

Baza legală pentru prelucrare: contract (Art. 6(1)(b) GDPR). Fără aceste date nu putem schimba e-mailul folosit pentru acces la cont.
5. Partajarea rezultatelor testelor IST (crearea și utilizarea Paginii de schimb, inclusiv încărcarea rezultatelor, solicitarea rezultatelor și partajarea codului QR – scanare QR și verificare partener)

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal: document cu rezultate IST criptate, rezultate IST criptate solicitate de la partener, cod QR către Pagina de schimb, mesaj personal (dacă se adaugă un mesaj personalizat, este și el criptat end-to-end), parolă*, legătură între profilele membrilor și Pagina de schimb, ID Pagină de schimb, starea interacțiunii cu Pagina de schimb, decizia partenerului de a partaja rezultatele testelor IST, ID utilizator.

*Pentru acces la Pagina de schimb, parola este folosită local pe dispozitivul utilizatorului pentru deblocarea conținutului. AskBefore nu primește, nu stochează și nu hash-uiește parola. Pe serverele noastre sunt stocate doar conținut criptat și parametri tehnici limitați; AskBefore nu poate accesa conținutul fără parolă.

Stocăm aceste date: fie până când ambele părți au văzut rezultatele testelor IST ale celuilalt (în acest caz Pagina de schimb este ștearsă automat după ce persoana care a creat-o a văzut rezultatele partenerului), fie până la ștergerea Paginii de schimb. Pagina de schimb se șterge fie manual de utilizatorul care a creat-o, fie automat la 3 luni de la creare.

Baza legală pentru prelucrare: contract (Art. 6(1)(b) GDPR) și consimțământ explicit (Art. 9(2)(a) GDPR). Fără aceste date nu putem oferi acest serviciu – partajarea rezultatelor testelor IST cu partenerul. Deoarece prelucrăm categorii speciale de date pentru acest scop, baza legală suplimentară este consimțământul dumneavoastră explicit pentru prelucrarea datelor de sănătate (Art. 9(2)(a) GDPR).
6. Achiziționarea testelor medicale

Prelucrăm următoarele categorii de date personale: adresa de e-mail a utilizatorului, prenume, nume de familie, număr de telefon, detalii despre programare (servicii rezervate, teste medicale selectate și/sau pachet de teste într-un format pseudonimizat, de ex. coduri interne de referință), data și ora programării, adresa furnizorului de testare, ID-ul comenzii, numele furnizorului de testare, prețul pachetului, statusul plății și ID-ul utilizatorului.

Pentru a reduce cât mai mult utilizarea datelor legate de sănătate, folosim acolo unde este posibil referințe interne neutre în locul denumirilor descriptive ale testelor.

Stocăm aceste date: 6 luni de la comanda testelor.

Baza legală pentru prelucrare: contract (Art. 6(1)(b) GDPR) și, atunci când datele de rezervare permit identificarea unor informații referitoare la sănătate, consimțământ explicit (Art. 9(2)(a) GDPR). Fără aceste date nu putem oferi serviciul de comandă și plată a testelor medicale.

Înainte de finalizarea achiziției, vă solicităm să vă exprimați consimțământul explicit pentru prelucrarea datelor de rezervare legate de sănătate printr-o căsuță separată, nebifată în prealabil. Achiziția nu poate fi finalizată dacă această căsuță nu este selectată în mod activ.
7. Afișarea furnizorilor de testare cei mai apropiați (servicii de hartă)

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal: geolocație, adresă IP, teste medicale alese (necesare pentru a afișa doar furnizorii de testare care oferă serviciile de care aveți nevoie).

Stocăm aceste date: până la 1 săptămână de la colectare.

Baza legală pentru prelucrare: contract (Art. 6(1)(b) GDPR). Fără aceste date nu putem afișa harta cu furnizorii de testare parteneri.
8. Salvarea istoricului de cumpărări de teste medicale

Prelucrăm următoarele categorii de date personale: adresa de e-mail a utilizatorului, prenume, nume de familie, număr de telefon, detalii despre programare (servicii rezervate, teste medicale selectate și/sau pachet de teste într-un format pseudonimizat, de ex. coduri interne de referință), data și ora programării, adresa furnizorului de testare, ID-ul comenzii, numele furnizorului de testare, prețul pachetului, statusul plății și ID-ul utilizatorului.

Stocăm aceste date: 6 luni de la comanda testelor.

Baza legală pentru prelucrare: contract (Art. 6(1)(b) GDPR) și, atunci când istoricul de cumpărări permite identificarea unor informații referitoare la sănătate, consimțământ explicit (Art. 9(2)(a) GDPR). Fără aceste date nu vă putem afișa istoricul comenzilor dumneavoastră privind testele medicale.

În scopuri legale, contabile și de conformitate, putem păstra un subset limitat de informații legate de tranzacții pentru o perioadă mai lungă, acolo unde legea o cere sau o permite. În aceste cazuri, baza legală este îndeplinirea unei obligații legale (Art. 6(1)(c) GDPR).

Aceste informații sunt stocate exclusiv în formă codată neutră, non-medicală și nu conțin referințe directe la teste medicale specifice (ex. denumiri exacte). Conversia codurilor în denumiri lizibile se face doar în interfața utilizatorului, pentru afișare.
9. Trimiterea e-mailurilor de confirmare a comenzii

Prelucrăm următoarele categorii de date personale: adresa de e-mail a utilizatorului, detalii despre programare (data și ora programării, adresa furnizorului de testare), ID-ul comenzii, numele furnizorului de testare, datele de contact ale furnizorului de testare și linkuri sau acțiuni legate de asistență.

Stocăm aceste date: 3 luni de la trimiterea confirmării comenzii.

Baza legală pentru prelucrare: contract (Art. 6(1)(b) GDPR). Fără aceste date nu putem trimite confirmarea comenzii.
10. Trimiterea e-mailurilor de notificare despre acțiunile utilizatorului în Platformă și acțiunile partenerului cu privire la Pagina de schimb

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal: e-mail utilizator, starea interacțiunii cu Pagina de schimb, acțiuni în cont (ex. cerere de ștergere cont), ID utilizator.

Stocăm aceste date: 3 luni de la trimiterea notificării prin e-mail.

Baza legală pentru prelucrare: interes legitim (Art. 6(1)(f) GDPR). Interesul legitim al AskBefore este menținerea integrității și securității contului și transparența activității de partajare a rezultatelor.
11. Înregistrarea acțiunilor utilizatorului la accesarea Paginii de schimb

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal: adresă IP, ID utilizator, token de sesiune, jurnale de evenimente.

Stocăm aceste date: 48 de ore de la generarea linkului.

Baza legală pentru prelucrare: interes legitim (Art. 6(1)(f) GDPR). Interesul legitim al AskBefore este asigurarea securității Platformei, prevenirea accesului neautorizat la schimburile de rezultate IST, detectarea utilizării abuzive sau a fraudei și integritatea fluxurilor de comandă și partajare.
12. Oferirea asistenței pentru clienți

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal: e-mail utilizator, ID utilizator, detalii cerere de asistență.

Stocăm aceste date: până la 6 luni de la rezolvarea problemei.

Baza legală pentru prelucrare: contract (Art. 6(1)(b) GDPR). Fără aceste date nu putem oferi asistență și rezolva problema.
13. Colectarea datelor despre utilizarea Platformei pentru optimizare

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal: adresă IP, evenimente (automate și personalizate), heatmaps, informații dispozitiv (browser, OS), geolocație dedusă, înregistrări de sesiune (mişcare mouse, clicuri, scroll), comportament clickstream.

Stocăm aceste date: până la 3 luni de la colectare.

Baza legală pentru prelucrare: consimțământ (Art. 6(1)(a) GDPR).

Dacă sunteți reprezentant sau membru autorizat al echipei unei organizații partenere și utilizați Partner Portal în numele acelei organizații, putem prelucra datele dumneavoastră personale în următoarele scopuri.

O organizație parteneră poate include un furnizor de testare sau alt furnizor de servicii medicale sau de alt tip care colaborează cu AskBefore.

1. Crearea profilului organizației partenere și a contului Partner Admin

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal: nume, adresă de e-mail furnizată pentru accesul la Partner Portal, numele organizației partenere, rolul atribuit, starea invitației, jurnalele e-mailului de invitație, parola în formă hash, ID utilizator și jurnale tehnice legate de crearea contului.

Folosim aceste date pentru a crea profilul organizației partenere în Partner Portal, atribui rolul Partner Admin, trimite invitația de cont, activa contul și oferi acces la Partner Portal.

Stocăm aceste date: până la încetarea Acordului de parteneriat sau până când accesul dumneavoastră la Partner Portal este eliminat, cu excepția cazului în care o perioadă de păstrare mai lungă este necesară sau permisă din motive de securitate, audit, legalitate, conformitate sau interese comerciale legitime.

Baza legală pentru prelucrare: contract (Art. 6(1)(b) GDPR) și/sau interesele noastre legitime (Art. 6(1)(f) GDPR) de a oferi acces securizat la Partner Portal și de a gestiona relația noastră cu organizațiile partenere. Fără aceste date nu putem crea un cont pentru dumneavoastră sau oferi acces la Partner Portal.
2. Invitarea membrilor echipei și gestionarea accesului

Un Partner Admin sau alt membru autorizat al echipei poate invita alți utilizatori în Partner Portal.

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal ale utilizatorului invitat: nume, adresă de e-mail furnizată pentru accesul la Partner Portal, rolul atribuit, organizația parteneră, locația sau locațiile atribuite, domeniul de acces, starea invitației și jurnale legate de trimiterea, deschiderea și acceptarea invitației.

Folosim aceste date pentru a trimite invitații, crea conturi în Partner Portal, atribui roluri și permisiuni și a ne asigura că fiecare utilizator poate accesa doar informațiile relevante pentru rolul și domeniul de acces atribuit.

Stocăm aceste date: până la încetarea Acordului de parteneriat sau până când accesul utilizatorului la Partner Portal este eliminat, cu excepția cazului în care o perioadă de păstrare mai lungă este necesară sau permisă din motive de securitate, audit, legalitate, conformitate sau interese comerciale legitime.

Baza legală pentru prelucrare: contract (Art. 6(1)(b) GDPR) și/sau interesele noastre legitime (Art. 6(1)(f) GDPR) de a gestiona accesul, menține securitatea și sprijini transparența operațională în Partner Portal. Fără aceste date nu putem invita utilizatorul, crea contul acestuia sau atribui acces bazat pe rol.
3. Autentificarea în Partner Portal

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal: adresă de e-mail furnizată pentru accesul la Partner Portal, parolă în formă hash, ID utilizator, rolul atribuit, organizația parteneră, locația atribuită sau domeniul de acces, marcaje temporale de autentificare, date de sesiune, adresă IP, informații despre dispozitiv și browser și jurnale de evenimente de securitate.

Folosim aceste date pentru a autentifica utilizatorii, oferi acces securizat la Partner Portal, preveni accesul neautorizat, detecta utilizarea abuzivă și menține securitatea Partner Portal.

Stocăm aceste date: până la încetarea Acordului de parteneriat sau până când accesul utilizatorului la Partner Portal este eliminat. Jurnalele de securitate pot fi păstrate pentru o perioadă suplimentară limitată, acolo unde este necesar din motive de securitate, audit, investigare a incidentelor, legalitate sau conformitate.

Baza legală pentru prelucrare: contract (Art. 6(1)(b) GDPR) și interesele noastre legitime (Art. 6(1)(f) GDPR) de a menține securitatea Partner Portal. Fără aceste date nu putem oferi acces securizat la Partner Portal.
4. Recuperarea parolei și restabilirea accesului la cont

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal: adresă de e-mail furnizată pentru accesul la Partner Portal, parolă în formă hash, ID utilizator, jurnale e-mail de recuperare a parolei și jurnale de confirmare legate de schimbările de parolă.

Folosim aceste date pentru a restabili accesul la contul dumneavoastră, vă permite să vă schimbați parola și proteja contul împotriva accesului neautorizat.

Stocăm aceste date: până la încetarea Acordului de parteneriat sau până când accesul utilizatorului la Partner Portal este eliminat. Jurnalele de recuperare a parolei pot fi păstrate pentru o perioadă suplimentară limitată din motive de securitate și audit.

Baza legală pentru prelucrare: contract (Art. 6(1)(b) GDPR) și interesele noastre legitime (Art. 6(1)(f) GDPR) de a proteja securitatea contului. Fără aceste date nu putem restabili accesul la contul dumneavoastră.
5. Activitate în Partner Portal, informații transmise și History Log

Prelucrăm următoarele categorii de date personale: ID utilizator, nume, adresa de e-mail furnizată pentru accesul la Partner Portal, rol atribuit, organizația parteneră, locația atribuită sau domeniul de acces, data și ora acțiunii, tipul evenimentului, detalii despre eveniment, elementul afectat, conținutul transmis și, acolo unde este relevant, valorile înainte și după.

Aceasta poate include activitate legată de activarea contului, autentificare, invitații pentru echipă, gestionarea rolurilor și accesului, setări de notificare, locații, servicii, tipuri de probe, metode de testare, prețuri, pachete, reduceri, disponibilitate, setări de rezervare, timpi estimați de procesare sau livrare a rezultatelor, setări ale furnizorului de plată, date de contact, sugestii, comenzi și alte acțiuni operaționale în Partner Portal.

Folosim aceste date pentru a furniza și securiza Partner Portal, gestiona accesul bazat pe roluri, menține History Log, sprijini utilizatorii, remedia probleme, trimite notificări legate de serviciu, menține transparența operațională și păstra o pistă de audit a acțiunilor importante.

History Log poate fi disponibil utilizatorilor Partner Portal în funcție de rolul și domeniul de acces atribuit. Utilizatorii pot vedea numai activitatea relevantă și adecvată pentru rolul, organizația, locația sau locațiile atribuite.

Păstrăm aceste date: pe durata Acordului de parteneriat și pentru o perioadă limitată după încetare, atunci când este necesar pentru audit, securitate, scopuri juridice, de conformitate, suport sau interese legitime de afaceri.

Baza legală pentru prelucrarea datelor: interesele noastre legitime (Art. 6(1)(f) GDPR) de a menține securitatea, auditabilitatea, transparența și suportul pentru Partner Portal și, după caz, contractul (Art. 6(1)(b) GDPR).
6. Notificări e-mail din Partner Portal

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal: nume, adresă de e-mail furnizată pentru accesul la Partner Portal, rolul atribuit, organizația parteneră, locația atribuită sau domeniul de acces, setări de notificare, tipul evenimentului, detaliile evenimentului, numele locației, Order ID acolo unde este relevant și jurnale de livrare e-mail.

Folosim aceste date pentru a trimite notificări e-mail legate de serviciu despre activitate și actualizări relevante pentru rolul și domeniul dumneavoastră de acces, cu excepția cazului în care ați modificat setările de notificare e-mail sau notificarea este necesară pentru rolul dumneavoastră.

Unele notificări pot include numele, rolul și detaliile acțiunii unui alt membru al echipei, acolo unde este relevant pentru rolul și domeniul dumneavoastră de acces.

Unele notificări legate de serviciu pot fi necesare pentru anumite roluri acolo unde sunt indispensabile pentru exercitarea acelui rol, cum ar fi notificările despre comenzi noi pentru rolurile de recepție.

Stocăm aceste date: pentru o perioadă limitată necesară pentru a confirma livrarea, oferi asistență, menține auditabilitatea și proteja securitatea Partner Portal.

Baza legală pentru prelucrare: interesele noastre legitime (Art. 6(1)(f) GDPR) de a oferi transparență operațională, securitate și comunicări legate de serviciu. Pentru actualizări de produs opționale sau comunicări de marketing, ne bazăm pe consimțământ acolo unde legea aplicabilă o impune.
7. Date de contact ale locațiilor

Organizațiile partenere pot furniza o adresă de e-mail de contact pentru locațiile lor, pe care utilizatorii o pot folosi pentru a contacta locația în legătură cu rezervări, reprogramări, anulări, vizite, comenzi sau întrebări conexe.

Dacă aceste date de contact se referă la o persoană fizică, ele pot constitui date personale. Organizația parteneră este responsabilă să se asigure că datele de contact pe care le furnizează sunt exacte, actuale și adecvate pentru comunicarea cu utilizatorii.

Putem afișa aceste date de contact utilizatorilor AskBefore atunci când este necesar pentru a-i ajuta să contacteze locația în legătură cu o comandă, rezervare sau vizită.

Această adresă de e-mail de contact a locației poate fi afișată utilizatorilor care au rezervat sau achiziționat servicii legate de locația respectivă pentru a permite comunicarea privind rezervări, programări, anulări, reprogramări, vizite, plăți sau întrebări operaționale conexe.

Păstrăm aceste date: atât timp cât locația rămâne activă în Partner Portal sau până când datele de contact sunt modificate sau eliminate, cu excepția cazului în care legea impune sau permite o perioadă mai lungă de păstrare.

Baza legală pentru prelucrarea datelor: contractul (Art. 6(1)(b) GDPR) și interesele noastre legitime (Art. 6(1)(f) GDPR) de a permite comunicarea între utilizatori și locațiile partenere.
8. AskBefore Booking

AskBefore Booking este o funcție opțională care poate fi pusă la dispoziția organizațiilor partenere pentru evaluare, testare, configurare sau utilizare operațională. Organizațiile partenere pot alege dacă folosesc AskBefore Booking și pentru ce locații, servicii sau scopuri.

Atunci când AskBefore Booking este activat, configurat sau testat pentru o organizație parteneră sau o locație, utilizatorii autorizați ai Partner Portal pot configura disponibilitatea rezervărilor, calendarele de programări, capacitatea și setările de rezervare aferente.

Putem prelucra activitate din Partner Portal legată de AskBefore Booking, inclusiv utilizatorul care a făcut modificarea, rolul atribuit, organizația parteneră, locația, data și ora acțiunii, setările de rezervare, valorile înainte și după acolo unde este relevant și jurnalele operaționale aferente.

Folosim aceste date pentru a furniza AskBefore Booking, afișa utilizatorilor disponibilitatea programărilor, gestiona rezervări, menține History Log, oferi suport și asigura transparența operațională.

Păstrăm aceste date: pe durata Acordului de parteneriat și pentru o perioadă limitată după încetare, atunci când este necesar pentru audit, suport, securitate, scopuri juridice, de conformitate sau interese legitime de afaceri.

Baza legală pentru prelucrarea datelor: contractul (Art. 6(1)(b) GDPR) și/sau interesele noastre legitime (Art. 6(1)(f) GDPR) de a furniza funcționalitatea de rezervare, suport operațional, securitate și auditabilitate.
9. Solicitări de contact pentru parteneri și cereri privind parteneriatele

Dacă ne contactați printr-o pagină de landing pentru parteneri, un formular de contact sau o pagină similară destinată partenerilor, putem prelucra următoarele categorii de date personale: prenume, nume de familie, adresă de e-mail profesională, număr de telefon mobil, conținutul mesajului, data și ora trimiterii și istoricul comunicărilor.

Folosim aceste date pentru a primi și răspunde solicitării dumneavoastră, a vă contacta cu privire la un posibil parteneriat, a organiza comunicări ulterioare, a evalua dacă AskBefore poate fi relevant pentru organizația dumneavoastră și a păstra o evidență a comunicărilor de afaceri.

Păstrăm aceste date: până la 12 luni după ultima interacțiune semnificativă, cu excepția cazului în care solicitarea conduce la un parteneriat sau la o altă relație de afaceri, caz în care datele relevante pot fi păstrate pe durata acelei relații și pentru o perioadă limitată ulterior, atunci când este necesar pentru scopuri juridice, de conformitate, audit, soluționarea disputelor sau interese legitime de afaceri.

Baza legală pentru prelucrarea datelor: interesele noastre legitime (Art. 6(1)(f) GDPR) de a răspunde solicitărilor partenerilor, de a dezvolta relații de afaceri și de a păstra evidențe ale comunicărilor de afaceri. Atunci când solicitarea dumneavoastră privește pași anteriori încheierii unui contract, baza legală poate fi și contractul sau demersurile precontractuale (Art. 6(1)(b) GDPR).

Nu folosim numărul de telefon furnizat prin formularul de contact pentru parteneri pentru apeluri sau mesaje de marketing fără legătură, cu excepția cazului în care acest lucru este permis de legea aplicabilă sau ați acordat consimțământul necesar.
10. Furnizor de plată și setări de integrare a plăților

Unele organizații partenere pot alege să utilizeze un furnizor de plată integrat, cum ar fi Stripe Connect sau un alt furnizor de plată acceptat de AskBefore. În aceste cazuri, AskBefore poate activa funcționalitatea furnizorului de plată pentru acea organizație parteneră.

Organizațiile partenere pot utiliza fluxuri diferite de rezervare și plată, în funcție de configurarea activată pentru ele. În unele cazuri, AskBefore poate redirecționa utilizatorii către o pagină sau un link furnizat de organizația parteneră, unde rezervarea sau plata poate avea loc în afara AskBefore. În alte cazuri, utilizatorii pot rezerva prin Platforma AskBefore și pot plăti direct la locație sau printr-un furnizor de plată integrat acceptat de AskBefore.

Configurarea integrării de plată a unei organizații partenere se poate schimba în timp, în funcție de preferințele organizației partenere, nevoile operaționale sau acordul cu AskBefore.

Atunci când setările furnizorului de plată sau ale integrării de plată sunt configurate sau modificate, putem prelucra activitate din Partner Portal, cum ar fi utilizatorul care a făcut sau a solicitat modificarea, rolul atribuit, organizația parteneră, locația sau domeniul de acces acolo unde este relevant, data și ora acțiunii, statusul furnizorului de plată, tipul integrării de plată, linkul furnizat pentru integrarea simplificată și jurnalele operaționale aferente.

Folosim aceste date pentru a gestiona setările legate de plăți, oferi suport, menține History Log, asigura transparența operațională și susține fluxul corect de comandă și plată pentru utilizatori.

Păstrăm aceste date: pe durata Acordului de parteneriat și pentru o perioadă limitată după încetare, atunci când este necesar pentru audit, suport, securitate, scopuri juridice, de conformitate sau interese legitime de afaceri.

Baza legală pentru prelucrarea datelor: contractul (Art. 6(1)(b) GDPR) și/sau interesele noastre legitime (Art. 6(1)(f) GDPR) de a gestiona funcționalitatea legată de plăți, suportul, securitatea și auditabilitatea.

AskBefore este aproape aici